老闆 30 秒看懂
① 解決什麼
行政與人資的工作對話被動記錄：員工照常在群組講話，AI 自動整理成新人評估、請購、交接、週報，不用多填表。
行政與人資的工作對話被動記錄：員工照常在群組講話，AI 自動整理成新人評估、請購、交接、週報，不用多填表。
② 蔡總省下什麼
人資回報不用當下處理，晚上一份日報；7 天／30 天／1.5 個月新人評估自動提醒；員工離職資料留在公司；哪個部門沒在用、為什麼，看得到。
人資回報不用當下處理，晚上一份日報；7 天／30 天／1.5 個月新人評估自動提醒；員工離職資料留在公司；哪個部門沒在用、為什麼，看得到。
③ POC 怎麼跑（2–4 週）
W1 選定行政＋人資部門、確認規則 → W2 被動記錄與日報 → W3 新人評估、交接、請購 → W4 使用率與稽核、驗收。看逐週時程 ›
W1 選定行政＋人資部門、確認規則 → W2 被動記錄與日報 → W3 新人評估、交接、請購 → W4 使用率與稽核、驗收。看逐週時程 ›
④ 資料是公司的
既有工程系統不動；資料與工具都在貴司帳號；最小權限、所有查詢留稽核紀錄。看規則 ›
既有工程系統不動；資料與工具都在貴司帳號；最小權限、所有查詢留稽核紀錄。看規則 ›
👉 建議先點 情境庫 任一則對話，右側會同步產生「部門事件卡」。
情境庫：17 則可點對話
對話為示範情境，人名與數字為示意。● = 需主管或蔡總處理。點選上方情境，即可一次看完整段對話與部門事件卡。
LINE｜行政＋人資部門群組（AI 助理）
部門事件卡（AI 自動整理）
部門群組示範 示範畫面
每件事都是一張卡：事件、AI 建議、關鍵資料、急迫度、下一步。需要主管處理的依急迫度排序：
急迫度規則（可調）：中 新人評估、離職交接、待核請購、使用率低、出勤異常、越權申請；低 請假、會議、規章、訓練、週報。
老闆每日報表 全部為示範數字
每天 18:00 部門日報、每週五週報、每月 1 日管理看板（LINE 推送給蔡總）。數字為示意。
3進行中新人評估
9本週請購
1逾期待核
1交接中
2/5會計部使用率
本週部門最常處理的事 Top 5
需要主管／蔡總今天處理
| 事項 | 狀況 | 負責 | 下一步 |
|---|---|---|---|
| 請購 2 件 示範 | 超過 5 天未核 | 蔡總 | 點連結核准 |
| 小李 30 天評估 示範 | 缺主管評語 | 部門主管 | 補評語 |
| 會計部使用率 示範 | 本週 2 筆 | 蔡總 | 與主管了解原因 |
其他指標
- 規章查詢 3 次，AI 已回覆 示範
- 訓練未完成 5 人已提醒 示範
- 稽核紀錄全部在權限內 示範
AI 讀的規章與規則庫 POC 第 1 週與貴司確認
| 主題 | AI 怎麼使用 | 來源 |
|---|---|---|
| 核心目標 | 行政、人資、管理端被動記錄，不增加員工負擔。 | 雙方溝通 |
| 既有架構 | 工程端：LINE → 自動紀錄 → 雲端資料 → 查詢；保持不動。 | 雙方溝通 |
| 新人評估 | 7 天、30 天、1.5 個月三階段；系統預填，主管補評語。 | 雙方溝通 |
| 離職交接 | 自動整理工作紀錄與交接清單，資料留公司。 | 雙方溝通 |
| 使用率 | 每週統計各部門使用，標出低使用與可能原因。 | 雙方溝通 |
| 稽核 | 所有查詢與存取留紀錄，可匯出。 | 雙方溝通 |
| 單一入口 | 主管與員工用同一入口查詢。 | 雙方溝通 |
| 資料所有權 | 資料與工具在貴司帳號。 | 雙方溝通 |
| 公司規章 | 待確認 | 貴司提供 |
| 請購規則 | 3 天未核提醒、5 天通知蔡總（示範）。 | 待確認 |
| 請假與代理 | 待確認 | 貴司提供 |
| 權限分級 | 薪資、人事為高權限。待確認 | 貴司提供 |
| 訓練清單 | 待確認 | 貴司提供 |
| 出勤規則 | 異常僅私下通知人資與主管。 | 系統規則 |
功能與架構對照（POC 範圍：行政＋人資） 範圍待雙方確認
既有工程系統與資料保持原位；POC 只在上面加一層記錄與查詢。
| 功能 | AI 做什麼 | 資料來源 | POC 階段 |
|---|
待確認：規章文件、權限分級、與既有雲端資料的串接方式 待確認；費用依範圍另行報價。
權限與稽核與 AI 禁區
🔐
最小權限：依職務分級，薪資人事僅授權人可見。
🗂️
稽核：所有查詢與存取留紀錄。
🏢
資料所有權：資料與工具在貴司帳號。
🙈
個人隱私：出勤、績效不在群組公開。
🧑⚖️
人事決定：轉正、考核由主管與蔡總決定，AI 只整理。
🔁
既有系統：工程端不動，即時資料留原系統。
📤
離職：帳號停用、資料保留。
🙋
要找人：回「找人資」立刻轉人。
知識庫怎麼維護（同仁自己就能改）
更新規章
- 人資上傳新版規章
- 隔天生效
- 保留版本紀錄
調整評估節點
- 改評估天數或欄位
- 新人自動套用新版
新增部門
POC 後可依同樣方式擴到會計、採購等部門。
POC 後可依同樣方式擴到會計、採購等部門。
版本與回溯
規則與規章都有版本紀錄。
規則與規章都有版本紀錄。
以上為建議做法，POC 期間可依貴司現有工具調整；資料與設定建在貴司自己的帳號。
導入方案
POC 逐週時程（2–4 週）
第 1 週｜選定部門與規則
行政＋人資；確認規章、權限、評估節點。
行政＋人資；確認規章、權限、評估節點。
第 2 週｜被動記錄
群組記錄、日報、請假、規章問答。
群組記錄、日報、請假、規章問答。
第 3 週｜人事流程
新人三階段評估、交接、請購、會議紀錄。
新人三階段評估、交接、請購、會議紀錄。
第 4 週｜管理與驗收
使用率、稽核、統一查詢、看板；驗收決策。
使用率、稽核、統一查詢、看板；驗收決策。
驗收指標（POC 結束時對照）
| 指標 | 目標（雙方開工前確認） |
|---|---|
| 員工額外填表時間 | 0 分鐘 |
| 新人評估準時提醒 | 100% |
| 離職資料保留 | 100% |
| 越權存取 | 0 次 |
| 部門日報 | 每個工作日 |
| 蔡總即時處理人資回報次數 | 明顯下降 |
老闆需提供
- 公司規章與請購規則
- 權限分級表
- 新人評估表格式
- 行政與人資群組成員名單
- 既有雲端資料位置（評估串接）
- 一位窗口（每週 30 分鐘回饋）
資安與權限
- 資料留在貴司：系統建在貴司自己的帳號（Google Workspace／雲端），帳號、資料與設定的所有權屬於貴司，合作結束可完整帶走。
- 最小權限：只開 POC 需要的讀取權限；不碰金流、不改動既有系統設定；POC 結束可一鍵撤銷。
- 個資：只保存處理工作所需的資料，不用於其他用途；可依貴司要求刪除。
- 人工優先：AI 只提醒、整理、建議，所有決策與對外承諾由貴司人員確認。
費用
依範圍評估（部門數、人數、是否串接既有工程資料），範圍確認後提供正式報價。
下一步
建議約 30 分鐘線上會議，確認行政＋人資部門範圍 → 1 週內交出部門群組試行版。
提案人：拓衍 Shawn
建議約 30 分鐘線上會議，確認行政＋人資部門範圍 → 1 週內交出部門群組試行版。
提案人：拓衍 Shawn